Organización y rescate del acervo documental del Instituto de Investigación para el Mejoramiento de la Educación Costarricense, IIMEC: Inventario Documental, Primera Etapa.

Abstract

Esta primera etapa del proyecto pretende determinar mediante el inventario, los tipos documentales que produce el IIMEC, para elaborar en una segunda etapa la tabla de plazos de conservación de los documentos. Esta labor se inició con un diagnóstico archivístico, en el cual se determinaron las necesidades prioritarias en el campo de la Archivística ausentes en el IIMEC. Posteriormente a este diagnóstico se realizaron las siguientes tareas: • Fumigación y reunión de la documentación producida por el IIMEC y la recibida durante diferentes años. • Traslado, limpieza de la documentación, eliminación de agentes oxidantes (grapas, prensas, ect.) y expurgo. • Colocación de la documentación en carpetas nuevas. • Identificación de las carpetas con el contenido documental y fechas extremas, además de su numeración. • Ubicación de las carpetas en cajas identificadas. • Digitación del inventario. En esta primera etapa investigativa se pudo obtener como resultado la ubicación de los diferentes tipos documentales en carpetas nuevas con su debida numeración y procedencia, así como la identificación de las cajas. Se pudo conocer con qué y con cuánta documentación cuenta el IIMEC. En lo referente a las fechas extremas la más antigua corresponde a 1982. Se obtuvo un total de 1299 expedientes ubicadas en 158 cajas y 35 metros lineales. Cabe resaltar que se mantuvo desde un principio, lo que se indicaba en cada archivo de palanca y carpeta, esto con el fin de respetar su procedencia. Este inventario se enviará al Archivo Universitario Prof. Rafael Obregón Loría, para que sea valorado por la Comisión de Selección y Eliminación Documental de la Universidad de Costa Rica, la que a su vez propondrá la Tabla de Plazos de Conservación y Eliminación Documental. Como logro del proyecto se impartirá una charla al personal del IIMEC, con el propósito de aportar sugerencias sobre el manejo de la documentación y darles a conocer principios básicos de la Archivística,que les ayudará en la gestión documental.

ABSTRACT: This first stage of the project aims to determine through inventory the documentary types produced by the IIMEC in order to prepare the table of time limits for the preservation of documents in a second stage. This work began with an archival diagnosis in which the priority needs in the Archival field absent in the IIMEC were determined. Following this diagnosis, the subsequent tasks were carried out: • Fumigate and collect the documentation produced by the IIMEC and received through the years. • Relocation, cleaning of documentation, removal of oxidized agents (staples, fasteners, etc.) and purge. • Arrangement of documentation in mew folders. • Identification of folders with documentary content and basic dates in addition to their number. • Location of folders in identified boxes. • Digital inventory. In this first stage, as a result, the different documentary types were relocated in new files with their proper numbering and origin as well as identified in boxes. It was possible to know what and how much documentation the IIMEC has. In regards to the oldest dates, that corresponds to 1982. In total, 1299 files were obtained in 158 boxes and 35 square meters. It should be noted that from the start, the information on each paper box files and file was kept for the purpose of respecting its origin. This inventory will be sent to the Prof. Rafael Obregón Loría University Archive to be evaluated by the Committee for the Selection and Elimination of Documents of the University of Costa Rica which in turn would propose the Table with Deadlines for Conservation and Elimination of Documents. As the achievement of the project, a talk to the IIMEC staff will be carried out in order to provide suggestions on the handling of documentation and to give them basic Archival principles which would help with document management.